УСПЕВАТЬ ЖИТЬ

Ритм жизни постоянно ускоряется. У людей, особенно в городах, не хватает времени на качественное выполнение своих служебных обязанностей, на отдых, на шопинг, на общение. Чтобы быть конкурентным, приходится перерабатывать все возрастающие объемы информации как потребителям, так и компаниям, удовлетворяющим их запросы. Справиться с этой задачей без помощи информационных технологий люди уже не могут, считает Павел Старцев, генеральный директор группы компаний «Ритейл Сервис», специализирующихся на создании информационных структур и автоматизации розничной торговли и индустрии развлечений.

- Павел Леонидович, каждому ли предпринимателю для успешной работы нужен компьютер?

- На самом деле не все бизнесы автоматизируются, и это не панацея. Это необходимость для определенных отраслей. Американские аналитики выделяют пять направлений, в которых дальнейшее повышение эффективности и управляемости бизнеса невозможно без использования информационных технологий (IT). Это страховой, банковский, телекоммуникационный бизнес, непосредственно IT-компании и розничная торговля.

Главное понять, зачем нужна автоматизация. Если собственника все устраивает, он своевременно получает необходимую информацию, на основе которой и выстраивает управление своим бизнесом, не видит никаких угроз со стороны, то автоматизация в таком случае не нужна. А если он периодически находится в цейтноте, недополучает необходимую информацию или получает ее намного позже, чем того требует бизнес, испытывает прямую зависимость от человеческого фактора, то об автоматизации следует задуматься.

Автоматизация – процесс довольно многослойный. Для собственника – это четкий, прозрачный механизм быстрого контроля своего бизнеса. Сколько я должен банкам? На заемном я капитале работаю или на своем? Каков размер дебиторской и кредиторской задолженности? Чтобы ответить на эти и другие вопросы, достаточно нажать пару кнопок. И собственнику сразу становится понятно: закрывать бизнес или идти в банк за кредитом, напрягать поставщиков или просить своих сотрудников затянуть пояс. Для сотрудников - это более качественная организация своего рабочего места, условий труда, потому что они выполняют свои обязанности быстрее и правильнее. Для клиента – значительное увеличение качества и скорости обслуживания. Правильно проведенная автоматизация позволяет компании снижать издержки и транслировать это в виде скидок и бонусов для своих покупателей. А для некоторых компаний это просто возможность остаться на рынке.

Экономический кризис 2008 года показал, что автоматизация – мощнейший инструмент для управления предприятиями. Многие компании выжили благодаря тому, что смогли своевременно снизить затраты.

- Разве нельзя это выяснить, что называется, вручную? Ну, посижу я неделю или месяц и выявлю слабые места.

- Раздумывая месяц, вы можете вовремя не погасить кредит и, возможно, потеряете бизнес. Даже неделя – в большинстве случаев довольно долгий срок. Например, для того, чтобы принять решение о предоставлении клиенту индивидуальной скидки. Пока вы думаете и анализируете - он уйдет к вашему конкуренту.

Крупным сетевым продавцам автоматизация нужна прежде всего для выстраивания отношений с клиентами: управление скидками, бонусами, маркетинговыми акциями.

Благодаря конкуренции отношения торговых компаний со своими клиентами сегодня уже дошли до такого уровня развития, когда для успешных продаж необходимо с пристрастием изучать приоритеты каждого потребителя: когда он покупает, где, что и почему. Как связаны лояльность к торговой марке с возрастом, полом, составом семьи, доходом, местом проживания и даже религиозными предпочтениями.

Через 3-5 лет транснациональные корпорации со своими стандартами обслуживания придут в крупные города Алтайского края, и чтобы не проиграть гигантам, нынешние участники регионального рынка должны обладать теми же возможностями.

- Что можно автоматизировать?

- Всё и вся. Если говорить о розничной торговле, то в первую очередь требуется установка соответствующего программного обеспечения, чтобы наладить процесс товародвижения (приход, расход, хранение, перемещение) для того, чтобы торговое предприятие могло управлять сроками годности, ассортиментом и т.д. Помимо этого необходима установка торговой техники с соответствующим программным обеспечением, что поможет сделать процесс покупки быстрым и приятным, тем самым привлечь в магазин новых клиентов. Есть на предприятии операции, которые нужно автоматизировать с точки зрения бухгалтерских, финансовых решений.

- Допустим, владелец бизнеса созрел для того, чтобы шагать в ногу со временем. Стоит ли нанимать специализированную фирму или можно попробовать решить проблему собственными силами?

- Все зависит от того, что за владелец, насколько он грамотен технически, организационно, юридически, насколько у него хватает ресурсов для выполнения этой задачи. Но на мой взгляд, каждый должен заниматься своим делом. То есть торговое предприятие продажами, а автоматизацией и постановкой учета в бизнесе – специально на то обученные люди.

- Известны случаи, когда персонал компании противился автоматизации.

- Противится он не автоматизации. Все люди опасаются изменений, потому что инновации – это необходимость осваивать то, что до этого они не умели. А новые знания, навыки не всем даются просто. Сотрудники боятся, что могут не справиться, и тогда их попросят за дверь. Или могут оказаться не востребованными. Например, если ранее в компании бухгалтерия велась «врукопашную» пятью сотрудниками, то установка компьютера со специализированным программным обеспечением позволяет справиться с тем же объемом работы одному-двум специалистам.

- Дорого все это удовольствие?

- Это зависит от объема работ. Где-то достаточно установить компьютер с типовой программой. А где-то требуется наводить порядок в самой организационной структуре, с составления должностных инструкций: четко распределить права и обязанности сотрудников, организовать и прописать бизнес-процессы. Даже простыми организационными мерами можно увеличить эффективность работы в разы. Мы, конечно, под автоматизацией понимаем IT-технологии.

Кстати, существуют готовые типовые решения для разных масштабов предприятий, и велосипед придумывать не нужно - нужна регулировка программного обеспечения в зависимости от индивидуальных особенностей конкретной торговой компании.

Сегодня для небольшого магазина до 50 «квадратов», с одной кассой вполне можно подобрать вариант автоматизации за 100 тыс. руб. – это со всей необходимой торговой техникой и программным обеспечением.

- Что может нас ждать через ближайшие пять лет?

- В среднем в России не больше 15-25 % розничного продовольственного рынка используют современные IT-технологии. В одних регионах больше, в других меньше. Алтайский край в этом смысле занимает золотую середину, и это притом что у нас представлено не так много федеральных сетей, которые, естественно, применяют в работе новейшие технологии. 75-85 % предприятий работают по старинке. Это говорит о том, что пространство для роста предприятий огромное.

Особенно если равняться на развитые страны, где степень автоматизации бизнеса составляет 50-70 % в зависимости от отрасли.

Помимо торговли и сферы услуг сейчас актуальным становится автоматизация производственных компаний, например, перерабатывающей и пищевой промышленности, которая весьма развита на Алтае. Они расширяются и начинают применять новые методы в учете. Внедряются информационные технологии в бюджетной сфере, хотя и не такими высокими темпами, как в бизнесе.

Если Россия хочет быть конкурентоспособной, а не отставать на десятки лет от цивилизованных стран, необходимо применять информационные технологии везде: и в транспорте, и в здравоохранении, и в розничной торговле, и в производстве. На сегодня это уже стандарт жизни.

- А есть у нас компании, готовые предложить такие услуги бюджетной сфере?

- Все проекты, связанные с федеральным уровнем, с бюджетной сферой, выполняют в основном федеральные компании, потому что здесь нужно иметь соответствующий опыт и квалификацию. Наши компании пока имеют не столь обширный опыт в данной сфере, потому как таких потребностей до недавнего времени в регионе не было. Но это вопрос времени.

В ногу со временем

Валерий Розман, директор управления внедрения и сопровождения автоматизированных систем Алтайского банка Сбербанка РФ:

- У нас автоматизированы практически все бизнес-процессы, вплоть до управленческих. В банке применяется проектный подход к решению бизнес-проблем. То есть формируется проектная команда, в которой для каждого члена расписываются функции. Определяются базовый план проекта, бюджет и ресурсы, учитываются риски. В результате выдается специфический продукт, созданный за короткое время. Яркий пример внедрения такого продукта – «Кредитная фабрика».

Он позволяет принять решение о выдаче потребительского кредита для физических лиц за три дня. Этот срок близок к мировым стандартам, а для России - один из самых коротких.

Другой пример: программное решение «Сбербанк – онлайн», которое позволяет клиентам банка управлять через Интернет своими счетами. Не надо стоять в очередях, а в удобное для себя время, имея секретный код доступа, включил компьютер и оплатил, например, коммунальные услуги. Этот продукт постоянно развивается и к концу года будет включать весь спектр банковских услуг, с которыми клиент обращается к операционисту. В выигрыше не только гражданин, но и банк, который таким образом уменьшает затраты труда своего персонала.

Юлия Тютюшева, председатель комитета по аудиту и ревизионной деятельности ЗАО «Аграрная группа»:

- В настоящее время полностью автоматизирован и признан успешным блок проекта по описанию и автоматизации бизнес-процесса «Проведение аудиторской проверки». Управляющая компания Сибирской аграрной группы регулярно проводит внутренний финансовый аудит всех предприятий, входящих в холдинг. Это позволяет проверять достоверность финансовых данных, своевременно находить нарушения в учете и предотвращать их в будущем.

Основные цели нами были достигнуты: существенно сокращены сроки прохождения аудиторской проверки, время от инициации проверки до написания акта уменьшилось на 20%. Качество, информативность и достоверность получаемой отчетности возросли, как и доверие к ней со стороны руководящих работников. Кроме того, организован электронный документооборот по аудиторской проверке.

Дмитрий Лаптев, частный предприниматель (с. Ларичиха, Тальменский район):

- После того как у меня появился второй магазин, я решил внедрить в их работу информационные технологии. Автоматизация позволяет наладить количественный и ценовой учет и неприятные моменты, связанные с недостачей товара, минимизировать складские запасы и управлять остатками. То есть я сразу вижу, какой товар продается, какой нет, могу гибко снижать или приподнимать цену, сразу видно, с кем мне интереснее из поставщиков работать. Все это в конечном итоге позволяет экономить. Проявились и косвенные факторы, такие как скорость обслуживания покупателей.

Тем, кто решит последовать моему примеру, я рекомендую ответственно подойти к выбору компании, которая будет проводить автоматизацию. Выбирать следует такую фирму, которая не только установит оборудование и программное обеспечение, но и обучит персонал и гарантирует последующее сервисное сопровождение. Я знаю предпринимателей, вложивших большие деньги в автоматизацию, а потом, не получая качественной технической поддержки, потерпевших крах.