Более 90 % сотрудников администрации Алтайского края работают исключительно с электронными документами

Единая система электронного документооборота (ЕСЭД) действует в Алтайском крае больше 10 лет. Сегодня цифровые документы составляют половину от всех официальных бумаг, а число пользователей платформы превышает девять тысяч человек. Это почти 90 % региональных и муниципальных чиновников.
О развитии системы, ее пользе и обеспечении безопасности рассказал заместитель министра цифрового развития и связи Алтайского края Дмитрий Чегров.

В пару кликов

Цифровая платформа предназначена для обработки, учета и хранения всех видов документов. Работает она с 2010 года и за это время накопила огромную базу данных – около 10 миллионов документов разного формата и почти 20 миллионов цифровых файлов. Сегодня ею пользуется более девяти тысяч сотрудников различных ведомств и организаций региона.

Вся документация теперь создается и хранится в электронном виде, а специальные компьютерные программы позволяют быстро находить нужные файлы, отслеживать выполнение заданий и контролировать сроки исполнения поручений.

Раньше чиновники тратили много времени на оформление и передачу документов вручную, а теперь достаточно сделать пару кликов, чтобы направить нужный файл коллегам внутри ведомства или в другое учреждение.

– Переход на новую форму ведения делопроизводства происходил по­этапно. Сначала была организована регистрация всех поступающих и исходящих документов, что позволило наладить учет каждой официальной бумаги. Затем внедрялись удобные инструменты для автоматизации создания протоколов совещаний, составления отчетов и подготовки аналитических материалов. Современные средства защиты данных обеспечивают безопасность передачи конфиденциальной информации, гарантируя сохранность важных сведений, – рассказал Чегров.

Искусственный интеллект

Сейчас идет третий этап модернизации системы – для упрощения работы с документами внедряются технологии искусственного интеллекта. Например, уже применяются умные помощники, автоматически регистрирующие новые письма и назначающие ответственных исполнителей.

ИИ учится анализировать содержание писем и сообщений, помогая сотрудникам лучше понимать потребности граждан и быстрее реагировать на запросы населения.

– Сегодня более 90 % сотрудников администрации Алтайского края работают исключительно с электронными документами, готовя проекты актов и распоряжений в цифровом виде и заверяя их особой электронной подписью. Только некоторые виды документов пока остаются в традиционной бумажной форме, но их доля стремительно сокращается, – подчеркивает чиновник.

По данным на начало второго полугодия 2025 года, доля юридически значимых электронных документов достигла уже 46 % от общего объема.

Отказ от бумаги?

Но Алтайский край не ограничен своей платформой. Регион сотрудничает с федеральными структурами и участвует в работе общероссийской системы межведомственного электронного документооборота (МЭДО). Именно эта сеть позволяет направлять документы федеральным учреждениям и региональным властям других субъектов Федерации.

– Благодаря новой версии стандарта обмена информацией, принятой в МЭДО, взаимодействие стало еще эффективнее. Документы отправляются и принимаются мгновенно. Файлы заверены специальной электронной подписью, что гарантирует достоверность отправленной информации, – отмечает замминистра.

Теперь вся важная официальная переписка ведется онлайн, включая бумаги с грифом «Для служебного пользования», поскольку защита данных соответствует высоким стандартам безопасности.

– Вскоре ожидается внедрение новых инструментов искусственного интеллекта, позволяющих сделать обработку и хранение документов еще удобнее и безопаснее. Планируется, что через пару лет практически весь объем документации перейдет в цифровой вид, оставив лишь незначительную часть бумажных вариантов, где это действительно необходимо по закону, – уверен Дмитрий Чегров.